Personvernerklæring
Innledning
Denne personvernerklæringen er utarbeidet av Euforum AS ("Euforum" eller "vi") for å gi deg informasjon hvordan og på hvilket grunnlag vi samler inn og behandler dine personopplysninger, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi ivaretar personvernet. I tillegg beskriver personvernerklæringen hvilke rettigheter du som registrert har etter EUs personvernforordning 2016/679 (GDPR) og den norske personvernlovgivningen (sammen "Personvernlovgivningen").
Du og ditt personvern er viktig for oss, og vi ønsker at du alltid skal føle deg trygg og ha full tillit til oss. Euforum er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne erklæringen. Det er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for å ivareta dine rettigheter etter Personvernlovgivningen, herunder din rett til å få informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles.
Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er enhver opplysning eller vurdering som kan knyttes til en fysisk person eller en mindre gruppe av mennesker ("registrerte"). Eksempler på hva som er å regne som personopplysninger, er navn, personnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Personopplysninger kan også omfatte særlige kategorier (tidligere kalt "sensitive") personopplysninger, slik som blant annet opplysninger om helsetilstand, religiøs overbevisning, etnisk opprinnelse eller opplysninger om en persons seksuelle forhold eller orientering.
Med behandling av personopplysninger, mener vi innsamling, lagring, sammenstilling, sletting og enhver annen bruk av personopplysninger.
Hvem behandler vi personopplysninger om?
Denne personvernerklæringen omfatter behandling av personopplysninger om følgende kategorier av personer:
- Personer som har kontaktet oss for spørsmål eller andre henvendelser via skjemaer på våre nettsider, e-post, eller via sosiale medier
- Personer som abonnerer på vårt nyhetsbrev via oss
- Personer som deltar på våre arrangementer
- Kontaktpersoner hos leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere og andre interessenter
- Personer som har søkt jobb hos oss, eller ellers er aktuelle for ansettelse hos oss
Hvordan informasjonen innhentes?
Euforum samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider, eller ved registrering i vårt CRM-system som ledd i opprettelsen av en forretningsforbindelse. Det er frivillig å oppgi denne informasjonen. Hvis du velger å ikke oppgi personopplysningene, kan vi være forhindret fra å gi deg tilgang til produktet eller tjenesten.
Skjemaer vi benytter:
- Kontaktskjema (link til å skrive e-post til oss)
- Skjema for påmelding til nyhetsbrev/ nabovarsler
- Skjema for registrering i vårt CRM-system
- Skjema for registrering på rekrutteringssidene våre
Hvordan bruker vi personopplysninger?
Personopplysninger som behandles gjennom bruk av nettsider/sosiale medier
Når du registrerer deg via et skjema på vår hjemmeside eller skriver til oss på sosiale medier, vil vi kunne samle inn følgende personopplysninger:
- Navn/Firmanavn
- Adresse/Firmaadresse
- E-post
- Telefonnummer
- Andre personopplysninger som inngår i meldingen din til oss
Alle henvendelser mottatt på e-post (via kontaktskjema på vår nettside) lagres i Office365 hos Microsoft med begrenset tilgang.
Vi behandler disse personopplysningene for å kunne besvare dine henvendelser. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er vår berettigede interesse i å markedsføre og forbedre våre tjenester.
Personopplysninger som behandles dersom du abonnerer på vårt nyhetsbrev/nabovarsler
Dersom du mottar nyhetsbrev, nabovarsler, andre markedsføringse-poster eller invitasjoner til våre arrangementer fra oss, vil vi kunne behandle personopplysninger som:
- Navn
- E-post
- Telefonnummer
- Stillingstittel og arbeidsgiver (dersom du representerer en bedriftskunde eller en leverandør)
Informasjon hentet inn via nyhetsbrevabonnement lagres i Salesforce Marketing Cloud med begrenset tilgang.
Vi behandler de ovenfor nevnte personopplysningene for markedsføringsformål samt for å varsle naboer om kommende arrangementer. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er at du har gitt oss ditt samtykke til denne behandlingen. Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake, dersom du ikke lenger ønsker å motta nyheter, varsler og informasjon fra oss.
Personopplysninger som behandles når du deltar på våre arrangementer
Telenor Arena har et stort spenn i ulike type arrangement ila et år. Flere arrangementer er i kategorien «høysikkerhet». Det er av denne grunn nødvendig for arenaen å ha kameraovervåkning for å ivareta sikkerheten, herunder for å verne om publikums og ansattes liv og helse, samt for å forebygge og oppklare straffbare handlinger.
Det er satt opp kameraer som overvåker byggets fasade og inngangspartier, samt publikumsområder. I denne forbindelse vil vi kunne behandle dine personopplysninger i form av et bilde/video av deg.
Ditt personvern er viktig for oss. Personopplysninger som behandles i forbindelse med kameraovervåking oppbevares i henhold til Forskrift om kameraovervåking i virksomhet. Vi har implementert flere sikkerhetshetstiltak for å sikre at dine personopplysninger er trygge, eksempelvis strenge tilgangskontroller, adgangskontroll, logging og kryptering.
Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er vår berettigede interesse i å sørge for at deltakere og ansatte er trygge, samt i å sikre at ingen uvedkommende kan komme seg inn i bygget.
Personopplysninger som behandles om kontaktpersoner hos leverandører, bedriftskunder og samarbeidspartnere
Dersom du er vår kontaktperson hos en av våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere eller andre interessenter, vil vi kunne samle inn følgende personopplysninger:
- Navn/Firmanavn
- Adresse/Firmaadresse
- Stillingstittel
- E-post
- Telefonnummer
Informasjon om kontaktpersoner hos leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere og andre interessenter lagres i vårt CRM-system (SuperOffice).
Formålet med denne behandlingen er å etablere og administrere våre kunde- og leverandørforhold, for faktureringsformål og for å kunne levere våre tjenester/produkter til deg eller din arbeidsgiver. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er vår berettigede interesse i å opprettholde og administrere vårt forhold til virksomheten som du er kontaktperson for. Eventuelle opplysninger om deg som inngår i kjøps- eller annen bokføringspliktig dokumentasjon, vil behandles med grunnlag i våre forpliktelser etter bokføringslovgivningen.
Personopplysninger som behandles ved rekruttering
I forbindelse med rekruttering vil vi behandle de personopplysningene som du gir oss i forbindelse med rekrutteringsprosessen, herunder ditt navn, din kontaktinformasjon, studie- og arbeidserfaring, nåværende stillingstittel mv. Vi vil også kunne behandle navn og kontaktinformasjon til eventuelle referanser som du oppgir.
Vi benytter rekrutteringssystemet ReachMee by Talentech i våre rekrutteringsprosesser. ReachMee by Talentech har opprettet en egen personvernerklæring der du kan lese mer om deres behandling av dine personopplysninger. Denne erklæringen er tilgjengelig for deg på våre rekrutteringssider.
Formålet med denne behandlingen er å kunne vurdere deg som en potensiell arbeidstaker hos oss, og for å danne et forsvarlig beslutningsgrunnlag i våre rekrutteringsprosesser. Det rettslige grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er vår berettigede interesse i å rekruttere og ansette aktuelle kandidater i vår virksomhet.
Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Vi vil slette eller anonymisere personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, samt i samsvar med de følgende sletterutiner:
Personopplysningene som samles inn fordi du har kontaktet oss for spørsmål eller andre henvendelser via skjemaer på våre nettsider eller via sosiale medier, vil slettes etter at din henvendelse er blitt besvart.
Videoopptak fra arrangementer skal i utgangspunktet slettes etter 7 dager, men kan oppbevares i inntil 30 dager ved hendelser der politiet har bedt om å få videoopptak utlevert.
Hvis du har takket ja til å motta nyhetsbrev/nabovarsler, fortsetter vi å behandle dine personopplysninger inntil du selv avslutter ditt abonnement.
Informasjon i vårt CRM-system lagres så lenge det er behov for å ivareta de forpliktelsene vi har overfor våre leverandører, bedriftskunder, samarbeidspartnere eller andre interessenter, eller til du/dere selv ønsker dette slettet.
Opplysninger om jobbsøkere som ikke ansettes vil slettes automatisk 12 måneder etter siste innsendte søknad.
Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere
Euforum benytter oss av ulike tjenesteleverandører i den grad det er nødvendig for å levere produkter og tjenester til deg. Dette omfatter bl.a. våre leverandører av systemer, programvarer og markedsførings- og rekrutteringstjenester. Vi har inngått databehandleravtaler med leverandørene som beskytter dine personopplysninger og som sørger for at leverandørene ikke kan bruke opplysninger utover det som følger av denne personvernerklæringen.
Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre aktører enn de som er nevnt ovenfor, med mindre vi er lovpålagt å utlevere denne informasjonen.
I enkelte tilfeller, for å oppfylle formålene beskrevet ovenfor, vil vi utlevere dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Vi sørger for at personopplysningene dine er tilstrekkelig sikret, for eksempel ved å inngå Standard Contractual Clauses (SCC) utarbeidet av EU-Kommisjonen.
Rettigheter
Dersom vi behandler dine personopplysninger har du etter Personvernlovgivningen en rekke rettigheter som du kan gjøre gjeldende overfor oss.
- Innsyn: Du kan ta kontakt dersom du ønsker innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, herunder dersom du ønsker å motta en kopi av disse.
- Retting: Dersom personopplysningene som vi besitter om deg er uriktige, kan du kreve at vi retter opp i disse.
- Sletting: Du kan be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respektere og følge med mindre vi eksempelvis er pålagt å oppbevare dine personopplysninger eller det er andre forhold som gjør fortsatt lagring nødvendig.
- Begrensning i behandlingen: Du kan i samsvar med Personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter Personvernlovgivningen er oppfylt. Dersom behandlingen begrenses, vil dine personopplysninger kun lagres.
- Protest mot behandlingen: Der vår behandling har grunnlag i berettigede interesser, har du rett til å protestere mot behandlingen av personopplysningene dine. Dersom du protesterer skal vi stanse den aktuelle behandlingen, med mindre det foreligger tvingende berettigede grunner for å fortsette behandlingen.
- Dataportabilitet: Dersom vi behandler personopplysninger om deg basert på samtykke eller for å gjennomføre en avtale og personopplysningene behandles automatisk, kan du be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller til en tredjepart i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format.
Der vår behandling av dine personopplysninger er basert på samtykke, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake.
Vi gjør oppmerksom på at rettighetene ovenfor ikke er absolutte, og at det kan være unntak eller begrensninger i utøvelsen av rettighetene. Dersom du har spørsmål eller ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende, kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du nederst i denne personvernerklæringen. Du får svar fra oss så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. Dersom vi ser at saksbehandlingstiden blir lenger enn 30 dager gir vi deg beskjed om det.
Datatilsynet, klagemuligheter og gjeldende personvernlovgivning
Datatilsynet er ansvarlig for å føre kontroll med personvernregelverket og tilsyn med norske selskapers behandling av personopplysninger. Du kan kontakte oss når du vil om du har klager knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Du kan også klage til Datatilsynet eller en tilsynsmyndighet i EU/EØS-land der du bor eller arbeider, eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted.
Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside, her. På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter etter den gjeldende Personvernlovgivningen.
Den til enhver tid gjeldende versjon av Personvernlovgivningen er tilgjengelig på Lovdata. Personopplysningsloven og GDPR finner du her.
Bruk av informasjonskapsler (cookies)
Når du besøker vår hjemmeside, vil vi og enkelte tredjeparter kunne samle inn informasjon om hvordan du bruker våre nettsider ved bruk av informasjonskapsler (cookies) som lagres på enheten din. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i vår erklæring for informasjonskapsler her.
Endringer
Fra tid til annen kan vi revidere denne personvernerklæringen, eksempelvis som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av endringer i Personvernlovgivningen. Når personvernerklæringen endres, vil en oppdatert versjon publiseres på vår hjemmeside. Hvis vi gjør større endringer i vår personvernerklæring, vil vi gi deg beskjed, og ved behov be om ditt samtykke på nytt.
Kontaktinformasjon
Har du spørsmål eller kommentarer vedrørende ditt personvern, ta kontakt med oss.
Euforum AS
John Strandurds vei 16
1360 Fornebu